企業や団体に所属し事務所などで外線を受けた際、相手の求める担当者が離席しているというのは非常によくあることで、対応された経験のある方がほとんどなのではないでしょうか。
しかし、その際の相手の要件は千差万別。
折り返しの電話連絡が欲しいのか、待ち合わせの場所や時間変更、ミスやクレームの連絡まで多岐に及びます。
電話を受けた側としては受電してから咄嗟の対応を求められますから、予めメモを取るフォームが決まっているほうが、業務効率がよく、漏れなく伝えることができ、重要な用件を伝え忘れるミスを防ぐこともできます。
伝言メモは、情報を正確に記載することが必要です。
今回作成しました電話メモも下記の主な必要事項を記載しています。
・電話がかかってきた日時
・相手の企業名、お名前（カタカナ）
・対応内容 折り返し電話が欲しい
・また電話します
・メールします等
・メモ（簡潔に書く）
・対応者
また、電話メモは8分割になっていますので、印刷して切ってお使いください。また、本書は基本的な内容を記載しシンプルに作成しておりますので、自由にカスタマイズしてお使いください。
